Sodobna tehnologija ima mnoge prednosti, vendar tudi slabosti. In ena takšnih je na področju tiskanja dokumentov. Odkar namesto namiznih

uporabljamo skupne večnamenske tiskalnike, se marsikje dogaja, da se dokumenti po tiskanju včasih enostavno »izgubijo«.

V poslovnih procesih uporabljamo številne dokumente z občutljivimi in zaupnimi podatki. Kadrovski dokumenti, ponudbe in pogodbe, nabavne cene,

marže in rabati, finančni podatki, razvojna dokumentacija in podobno, so običajno namenjeni zgolj ožjemu krogu zaposlenih. Zato ni vseeno, če jih po

tiskanju pomotoma – ali celo namerno – vzamejo sodelavci, katerim niso namenjeni.

Po podatkih korporacije Canon z zaupnimi poslovnimi dokumenti poslujeta približno dve tretjini podjetij, od katerih pa jih skoraj 80 odstotkov tiska na

vsakomur dostopnem tiskalniku.

Kako se temu lahko izognemo? Imamo dve osnovni možnosti.

Prva je, da na občutljivih delovnih mestih, kot je recimo v kadrovski službi in računovodstvu, obdržimo namizne tiskalnike. Tako je po tiskanju

dokument vedno v bližini, zato skoraj ni nevarnosti, da bi zašel v neprave roke.

Druga možnost pa je, da imamo večnamenske tiskalnike z uporabnostjo varnega tiskanja (t.i. Secure Printing). Kar pomeni, da tiskalnik dokumenta

ne bo natisnil, dokler se na njem osebno ne identificiramo s kartico (brezkontaktno, pametno), geslom (PIN), prstnim odtisom ali dvojno identifikacijo,

kot sta npr. kartica in geslo. Pri čemer večina proizvajalcev tiskalnikov podpira možnost uporabe obstoječih identifikacijskih kartic.

Z uporabnostjo varnega tiskanja lahko dokumente pošiljamo v sosednjo pisarno, drugo nadstropje, poslopje, mesto ali celo državo, če so tiskalniki

povezani in takšno možnost podpirajo. In pri tem uporabljamo tudi prenosne naprave, torej pametne telefone, računalnike in tablice. 

Podobno velja za preslikavo – oziroma skeniranje – dokumentov. Namesto shranjevanja kopij v skupne mape, do katerih ima dostop širši krog zaposlenih,

jih večnamenska naprava lahko pošlje v osebno mapo uporabnika z omejenim dostopom.

Vprašanje tiskanja dokumentov je pogosto povezano tudi s stroški, saj poraba papirja in tiskalniških barvil v velikih količinah ni poceni. Še posebej, če

v podjetju zaposleni tiskalnike uporabljajo tudi za zasebne potrebe.

Sodobne večnamenske naprave omogočajo različne rešitve, s katerimi lahko podjetja prihranijo 30 odstotkov in več stroškov tiskanja. Recimo, za določene

uporabnike se vnaprej nastavi zgolj možnost črnobelega tiskanja, večji dokumenti se samodejno tiskajo obojestransko, osebna identifikacija omogoča,

da spremljamo porabo tiskanja za vsakega zaposlenega, tiskalni strežnik lahko dokument analizira in samodejno usmeri na tiskalnik, kjer je tisk cenejši in podobno.

Zato danes ne govorimo več samo o tiskanju, skeniranju in pošiljanju, temveč o celovitem upravljanju dokumentov, s poudarkom na obvladovanju

stroškov in varnosti podatkov.